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Ein Leitfaden für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung

Slavena Hristova

6. Mai 2024

In den letzten Jahren hat die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung vorangetrieben und so die Abwicklung von Rechnungsvorgängen in Unternehmen verändert.

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Was ist die elektronische Rechnungsstellung?
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Was sind die Vorteile der e-Rechnung?
Erwartungen im Vergleich zur Realität: e-Rechnungen in dem Rechnungsverarbeitungsprozess
Wie Sie die e-Rechnung in der automatisierten Rechnungsverarbeitung integrieren
Die Wahl der richtigen Lösung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung für Ihre elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht gerade eine neue Idee, konnte sich aber bedingt durch technologische Fortschritte und verschiedene Regulierungsmaßnahmen, insbesondere in der Europäischen Union (EU), in jüngster Zeit zunehmend etablieren. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die Mehrwertsteuerlücke zu verringern und die finanzielle Transparenz zu erhöhen.

Im Zuge der Anpassung des Geschäftsumfelds ist es für Unternehmen entscheidend, sowohl die Hürden als auch die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung zu erkennen. Zu den Herausforderungen gehören der Umgang mit unterschiedlichen internationalen Standards, die Einhaltung von Vorschriften und die reibungslose Integration in bestehende Systeme. Dennoch kann die elektronische Rechnungsstellung, wenn sie mit einer durchdachten Strategie und der richtigen Technologie umgesetzt wird, die Effizienz, Genauigkeit und Umweltfreundlichkeit einer automatisiertenRechnungsverarbeitung in verschiedenen Sektoren erheblich verbessern.

Was ist die elektronische Rechnungsstellung?

Elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist der digitale Austausch von Rechnungen, die einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat (wie JSON oder XML) folgen und automatisch in das ERP-System des Käufers importiert werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe der Daten erforderlich ist.

Definitionsgemäß ist das Hauptziel einer elektronischen Rechnung der automatische Import in das Rechnungsverarbeitungssystem. Eine visuelle Darstellung der Daten in einem für den Menschen lesbaren Format (z. B. PDF) ist zwar möglich, aber zweitrangig, nicht zwingend notwendig und nicht als Teil der Rechnung angesehen.

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Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert den gesamten Rechnungsprozess, von der Rechnungserstellung und Datenübertragung bis hin zur Validierung und Integration in die Systeme des Kunden, was zu einem effizienteren, genaueren und optimierten Arbeitsablauf in der Rechnungsverarbeitung führt.

Technisch gesehen sind elektronische Rechnungen kein neues Konzept. Neben Technologiestandards wie EDIFACT, UBL 2.0 oder eFF (Electronic Flexible Format), die in den letzten 20 Jahren für den elektronischen Datenaustausch in verschiedenen Szenarien verwendet wurden, gibt es verschiedene spezifische Formate für die elektronische Rechnungsstellung, wie z. B.

ZUGFeRD/Factur-X in Deutschland und Frankreich,
FatturaPA in Italien,
Svefaktura in Schweden
und viele weitere*. Diese entstanden vor allem, weil Privatunternehmen in Branchen mit hohem Auftragsvolumen effiziente Rechnungsverarbeitungsprozesse benötigten.

Was sind die Vorteile der e- Rechnung?

Die elektronische Rechnungsstellung bietet Unternehmen Vorteile wie Effizienz, Datengenauigkeit, Transparenz, Sicherheit und die Möglichkeit zur Kostensenkung.

Ausschlaggebend sind jedoch die Schließung der „Mehrwertsteuerlücke “ und die Sicherstellung der Finanzierung des öffentlichen Sektors und nicht nur die Verbesserung der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung sowie der Effizienz von Unternehmen. Der „Bericht zur Mehrwertsteuerlücke 2023“ der EU-Kommission ergab eine Lücke von 61 Milliarden Euro aufgrund von Betrug, Hinterziehung und Fehlberechnungen. Länder wie Italien und Polen, die eine elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, haben ihre Mehrwertsteuerlücken erheblich verringert.

Der Vorschlag zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the Digital Age – ViDA) von 2022 zielt darauf ab, eine grenzüberschreitende digitale Berichterstattung mit elektronischer Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen einzuführen, während PEPPOL -Rechnungen für B2G-Transaktionen obligatorisch werden. Viele EU-Staaten planen, die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen innerhalb von vier Jahren durchzusetzen, was einen zunehmenden Trend zur gesetzlichen Einführung von Standards für die elektronische Rechnungsstellung widerspiegelt.

Welche Auswirkungen hat die elektronische Rechnungsstellung auf Rechnungsverarbeitungsprozesse?

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für die Staatskasse sind unbestreitbar, und die ersten Ergebnisse sind bereits beeindruckend. Aus Unternehmenssicht bietet die Umstellung vom Scannen und manuellen Verarbeiten von Papier- und PDF-Rechnungen auf standardisierte elektronische Formate ebenfalls erhebliche Effizienzvorteile.

Zumindest in der Theorie verspricht das Konzept, viele Effizienzprobleme zu lösen. In der Praxis stehen die Unternehmen jedoch weiterhin vor Herausforderungen, die sich zwar von denen der Papierrechnungen unterscheiden, aber dennoch eine Lösung erfordern. Betrachten wir also vier Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung aus der Perspektive der Erwartungen im Vergleich zur Realität.

Erwartung an die elektronische Rechnungsstellung	Realität der elektronischen Rechnungsstellung
Standardisiertes Format Strukturierte Rechnungsdaten werden digital und vollautomatisch zwischen Verkäufer und Käufer ausgetauscht. Kein manuelles Eingreifen erforderlich.	Hybride Rechnungsstellung für internationale Geschäfte Unternehmen, die grenzüberschreitend und weltweit tätig sind, müssen sich einerseits mit einer Vielzahl verschiedener nationaler Standards für die elektronische Rechnungsstellung auseinandersetzen, andererseits mit unterschiedlichen Vorschriften für Lieferanten verschiedener Größen und mit unterschiedlichen Reifegraden der elektronischen Rechnungsstellung in den einzelnen Ländern. Dies hat zur Folge, dass die Unternehmen ganz unterschiedliche Rechnungsformate handhaben müssen, die auf Papier, als PDF und in elektronischer Form eingehen und vereinheitlicht werden müssen, um dann in ein und dasselbe ERP-System zu fließen. Unterschiedliche Standards im internationalen Geschäft Im Laufe der letzten 20 Jahre haben viele Länder weltweit ihre nationalen Standards für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt. Reifegrad und Verbreitung solcher Standards sind ganz unterschiedlich, wobei einige Vorreiter wie Italien, die skandinavischen Länder und Lateinamerika fast 100 % aller Rechnungen elektronisch ausstellen, während Asien und Afrika noch in der Anfangsphase sind. Unternehmen, die international tätig sind, müssen sich daher mit einer Vielzahl von Standards, Konzepten und Regeln beschäftigen. Das Netzwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) verspricht, ein Schritt in die richtige Richtung zu sein und mit der Zeit solche nationalen Standards vollständig zu ersetzen. Das Netzwerk wird teilweise auch von außereuropäischen Ländern wie den USA, Mexiko, Japan, Australien und Singapur genutzt. Abweichende Auslegung des Standards Die Festlegung eines technischen Formats bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Standard für alle Rechnungen in der gleichen Weise verwendet wird. Unterschiedliche Auslegungen des Standards durch verschiedene Lieferanten führen dazu, dass auf der Käuferseite eine Vereinheitlichung erforderlich ist, um eine reibungslose Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zu erreichen.
Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen Die Anwendung eines Standards für die elektronische Rechnungsstellung gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und gibt sowohl den Lieferanten als auch den Käufern Sicherheit.	Ständig weiterentwickelnde Vorschriften Obwohl die Absicht klar ist, dass alle Beteiligten (zumindest in der EU) denselben Standard folgen und die grenzüberschreitende Einhaltung gewährleisten sollen, bleibt die Realität bestehen, dass sich die Gesetze und Vorschriften der Mitgliedsstaaten immer noch in ihrem eigenen Tempo weiterentwickeln und oft unklar ist, in welche Richtung.
Nahtlose Datenübertragung zwischen Systemen Ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten beseitigt alle Ineffizienzen und Hindernisse auf dem Weg zur Digitalisierung. Daten werden automatisch und ohne menschliches Eingreifen zwischen Organisationen übertragen.	Integration von Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung Die Integration verschiedener elektronischer Rechnungsstellungssysteme, die unterschiedliche Protokolle unterstützen, in bestehende, manchmal dezentralisierte ERP- und Buchhaltungssysteme kann schwierig und zeitaufwendig sein und zu Datenverlusten oder Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften führen. Änderungsmanagement und Einführung neuer interner Verfahren Nach Angaben von Billentis, einem Beratungsunternehmen für die elektronische Rechnungsstellung, betrachten 40 % der größeren Unternehmen dies als Hindernis für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.
100 % genaue Daten und berührungslose Rechnungsverarbeitung Mit einem Verfahren, das die manuelle Dateneingabe oder sogar das Scannen und OCR überflüssig macht, weil alle erforderlichen Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden, entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Überprüfung und Validierung. Die Daten können direkt in das ERP-System fließen und automatisch verarbeitet werden.	Validierung der Daten Elektronische Rechnungsstellungssysteme bieten zwar Mechanismen zur Validierung von Steuerberechnungen und prüfen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, doch müssen die Buchhaltungsabteilungen eingehende Rechnungen immer noch anhand von Bestellungen, Vereinbarungen oder internen Geschäftsregeln validieren. Elektronische Rechnungen, die nur in einem maschinenlesbaren Format wie XML oder JSON und ohne visuelle Darstellung versandt werden, stellen ein Hindernis für die Benutzerfreundlichkeit dar. Fehlerbehandlung Oftmals ist unklar, wie Fehler in der erhaltenen elektronischen Rechnung zwischen Käufer und Verkäufer effizient gehandhabt werden sollen.
Nachhaltigkeit Die Umstellung von Papier auf elektronische Rechnungen trägt erheblich dazu bei, den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen zu verringern, nicht nur durch die Reduzierung der Abholzung, sondern auch durch die erhebliche Verringerung der Ressourcen, die für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erforderlich sind.	Neue Lösungen stellen sich der Herausforderung Obwohl die Theorie hinter der elektronischen Rechnungsstellung wie der Traum eines jeden Automatisierungsteams klingt, sieht die Realität so aus, dass globale Unternehmen bedingt durch die Komplexität im Hinblick auf Vorschriften, Reifegrad, Einführung, Standards und Formate immer noch mit einer unübersichtlichen Realität zu kämpfen haben, die neue Lösungen erfordert.

Ist die e-Rechnung die Antwort auf alle Träume von der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

Auch wenn sich die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung beschleunigt, darf nicht vergessen werden, dass sie je nach Land schrittweise eingeführt wird.

Deutschland hat die elektronische Rechnungsstellung für das öffentliche Beschaffungswesen eingeführt. Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen den Empfang und Verarbeitung von e-Rechnungen ermöglichen. Ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen mit Sitz in Deutschland verpflichtet e-Rechnungen auszustellen, allerdings mit Übergangsregelungen bis 2027.

In Frankreich wird die elektronische Rechnungsstellung für große Unternehmen ab September 2026 verbindlich vorgeschrieben. Alle anderen Unternehmen müssen die Vorschriften ab September 2027 erfüllen.

In Spanien müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von 8 Millionen Euro oder mehr pro Jahr die Vorgabe ein Jahr nach Inkrafttreten der technischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erfüllen.

Im Vereinigten Königreich ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Zahlungen nicht vorgeschrieben, wohl aber für Zahlungen an und von öffentlichen Stellen.

Da Regierungen auf der ganzen Welt als Katalysatoren für die Einführung von Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung fungieren, verändert sich die Landschaft rasch. Es wird erwartet, dass zukünftig erheblich weniger Rechnungen gescannt und per OCR gelesen werden, während die Anzahl der elektronischen Rechnungen mittelfristig um 10 bis 20 % pro Jahr zunehmen dürfte.

Obwohl die Theorie hinter der elektronischen Rechnungsstellung wie der Traum eines jeden Automatisierungsteams klingt, sieht die Realität so aus, dass globale Unternehmen bedingt durch die Komplexität im Hinblick auf Vorschriften, Reifegrad, Einführung, Standards und Formate immer noch mit einer unübersichtlichen Realität zu kämpfen haben, die neue Lösungen erfordert.

Die Wahl der richtigen Lösung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung für Ihre elektronische Rechnungen

Das Fazit ist, dass die hybride Rechnungsautomatisierung in absehbarer Zukunft noch Bestand haben wird. Um diese Komplexität bewältigen zu können, sind speziell entwickelte KI-Lösungen erforderlich, wie z. B. Intelligent Document Processing , die Daten aus Rechnungen jeder Art, jedes Formats und jeder Sprache intelligent analysieren, klassifizieren, erfassen und in einen einzigen strukturierten Datenstrom für das ERP-System verwandeln können.

Erfahren Sie hier mehr darüber, wie ABBYY die hybride Automatisierung der Rechnungsverarbeitung angeht.

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* Einige der Dateiformate und Standards, die für den elektronischen Datenaustausch und die elektronische Rechnungsstellung verwendet werden, sind:

EDIFACT - wird international, insbesondere in Europa, für den elektronischen Datenaustausch verwendet.
UBL (Universal Business Language) 2.0 - die von der OASIS entwickelte UBL ist weit verbreitet und enthält neben Standards für Rechnungen auch Standards für verschiedene Geschäftsdokumente.
ZUGFeRD - ein in Deutschland verbreitetes Format, das PDF- und XML-Daten für Rechnungen kombiniert.
Facturae - der in Spanien verbindlich vorgeschriebene Standard für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor.
PEPPOL BIS Billing 3.0 - wird vom PEPPOL-Netzwerk für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb Europas verwendet.
eFFF (Electronic Flexible File Format) - in Belgien verwendetes Format, das verschiedene Arten von Geschäftsdokumenten unterstützt.
Svefaktura - wird in Schweden insbesondere für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor verwendet.
FatturaPA - das Standardformat für elektronische Rechnungen in Italien, speziell für Transaktionen der öffentlichen Verwaltung.
ANSI X12 - ein in Nordamerika weit verbreiteter Standard für EDI-Transaktionen, einschließlich Rechnungsstellung.

Slavena Hristova

Director of Product Marketing, Vantage group at ABBYY

Slavena Hristova ist Direktorin für Produktmarketing, Vantage bei ABBYY. Hristova leitet das globale Produktmarketing für die ABBYY Vantage-Produktlinie. Sie verwaltet den gesamten Produktlebenszyklus, von der Definition der Marktanforderungen und der Entwicklung von Markteinführungsstrategien bis hin zu Vertriebsunterstützung und Schulungsangeboten für Vertriebspartner. Sie verfügt über langjährige Erfahrung im Produktmanagement und Marketing in den Bereichen Texterkennung, Informations- und Dokumentenmanagement.

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