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Du combustible pour un générateur d´affaires

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Les défis

Afin de conserver leur avantage compétitif sur le marché, les entreprises doivent mettre en place des solutions informatiques modernes qui augmentent à la fois l´efficacité des processus métier et la capacité à communiquer rapidement les bonnes informations aux clients et partenaires. Cette constatation a conduit la société Prophete à une décision importante, le développement de leur entrepôt documentaire par l´introduction d´un système de GEIDE centralisé.

Afin de vérifier rapidement des fichiers tels que des factures, plusieurs télécopies sont échangées entre les différentes entités de Prophete, ce qui conduit à un flux croissant et ingérable de papier. Dans ce contexte, la vitesse et l´efficacité des traitements par les salariés se réduisent. En moyenne, 4000 documents de différents types doivent être traités chaque jour.

“La croissance continue de notre entreprise, en partie à travers des acquisitions de sociétés situées à différents endroits en Allemagne, rend un contrôle centralisé de plus en plus difficile“, explique Christian Grochtmann, Directeur du Contrôle et directeur de projets de GEIDE. “Le facteur déterminant pour la mise en place d´un système d’archivage électronique (SAE) fut cependant la volonté d´améliorer sans cesse nos processus métier.“

La solution

Christian Grochtmann décida donc de mettre en place et d´intégrer graduellement le stockage centralisé des documents tout en le substituant aux processus de traitement papier existants. “Le rapport performance/prix de DocuWare et leur conditions de licence les fait vraiment se détacher du lot“, nous dit Christian Grochtmann en expliquant son choix. Lors d´une réunion de 3 jours d´un groupe de travail avec DocuWare, les aspects les plus importants du projet de GEIDE furent définis.

Dans un premier temps, différents départements de Prophete ont été équipés avec des scanners et ils ont numérisé un grand nombre de documents. Les documents numérisés vont des listes des prix aux listes de colisage avec les signatures des employés des entrepôts, en passant par des fichiers sur le personnel et les clients. Tout le cycle de prise de commande a été aussi reproduit dans la GEIDE. Selon Christian Grochtmann, quelques 25 différents types de documents tels que des documents créés numériquement, les bordereaux de livraison ou les factures en sortie ont été archivés.

La mise en place du Workflow débuta en second, l’objectif étant de basculer les processus métier de Prophete vers une version électronique les reproduisant. L’intégralité du traitement de plus de 150 factures fut conçu électroniquement.

Pour automatiser le traitement de différents documents en entrée, la solution FlexiCapture d’ABBYY est employée. FlexiCapture est une solution intelligente de capture des données qui automatise le processus d’extraction des données, par exemple de factures, et leur exportation vers des systèmes back end. Performant et flexible, FlexiCapture d’ABBYY traite les formulaires comme les questionnaires,
les documents semi-structurés tels que les factures ou encore les documents non structurés pour lesquels la capture des données est complexe comme les lettres. Les raisons principales de l’implémentation de la solution d’ABBYY sont son très haut taux de reconnaissance, un excellent rapport performance/prix et son interface d’exportation vers DocuWare. Par exemple, grâce à la solution de Capture de Données d’ABBYY, traiter les notes d’avoir est grandement simplifié. Ces notes sont contractées quand par exemple un retour est effectué par un client. Cependant, ces notes là sont réclamées par les clients sur leur initiative.

“Ce qui est essentiel, c’est la capture automatique par la solution de données importantes dans un document comme le numéro de client, le numéro de facture, le montant…, et ceci alors qu’environ 100 notes d’avoir arrivent chaque jour. Après une analyse couronnée de succès, les documents numérisés sont classés en catégories puis archivés. Au niveau de l’archivage, un Workflow automatique est lancé qui rend possible le traitement des notes d’avoir dans son intégralité jusqu’à l’enregistrement du paiement sur un compte,“ explique Christian Grochtmann.

La surcharge de travail a significativement diminuée. Pour l’enregistrement de 100 notes d’avoir, y compris le temps passé à examiner et corriger les erreurs (en moyenne 8 champs sont lus par document), un employé devrait mettre environ 1 heure et demie. Avec la nouvelle procédure, environ 1 heure de travail est économisée par jour. Du temps en plus pour fournir aux clients un service toujours meilleur!

En résumé

“Aujourd’hui, l’archivage centralisé des documents est un composant clé de notre système d’information. La mise en place d’un Workflow documentaire a permis une réorganisation de nombreux processus métier. L’augmentation de l’efficacité est si évidente pour nos employés qu’aucun signe de rejet n’est apparu“ explique Christian Grochtmann. Quelque soit l’endroit où il se trouve, un employé peut voir s’afficher sur son écran le document désiré en un seul clic sur un bouton. Les échanges de documents par télécopie, l’espace de travail de classement et le stockage local de
documents appartiennent au passé. “Grâce au traitement plus rapide des factures fournisseurs, nous pouvons désormais plus souvent tirer avantage des conditions de remise pour paiement anticipé des factures, et donc économiser de l’argent. Ceci n’était pas vraiment possible avec l’ancienne solution. Tout compte fait, l’investissement dans la solution DocuWare et ABBYY fut amorti en mois de 2 ans,” nous dit en conclusion Christian Grochtmann au sujet de cette expérience positive.